商标使用证据保留的必要性

在当前市场竞争日益激烈的环境下，商标不仅是企业品牌的重要标识，更是其无形资产的重要组成部分。近年来，随着知识产权保护意识的持续提升，越来越多的企业开始重视商标的注册与维护。然而，在实际运营过程中，商标的使用与管理并非一劳永逸之事。尤其在面对商标无效宣告、撤销申请等法律程序时，能否提供完整、有效、连续的商标使用证据，往往直接关系到商标权利的存续与保护，是企业维权道路上的关键一环。

在固有思维认知里，拿到注册证就像给品牌上了终身保险：只要证书在抽屉里，侵权纠纷便高枕无忧。然而，商标权的底层逻辑并非“证书主义”，而是“使用主义”。注册仅仅创设了一项推定有效的权利，真正的排他力来自持续、真实、公开的商业使用。换句话说，注册证只是“入场券”，使用证据才是“座位牌”。一旦遭遇撤销、无效、异议或侵权诉讼，能够证明”我确曾在商业活动中用过这张牌子”的，不是证书，而是一整套可追溯、可验证、可说服审查员或法官的使用痕迹。因此，保留使用证据是把权利从纸面兑现到市场的必经通道。而我们固有的注册即安全认知也要转向使用才能维持商标的持续有效性。

国家知识产权局发布的《商标审查审理指南》等规范性文件中，在对“商标使用”的解释和举证要求里，实质性地贯穿了“三性”精神。例如，要求证据应能证明公开、真实、合法的商业使用，且使用行为发生在我国大陆境内，并指向核准注册的商品或服务。

1.真实性:证据须来源于真实的商业交易，而非自制、补做或象征性材料。常见可采信形式包括发票、银行流水、第三方平台交易记录等；模板合同、无时间戳网页截图等则易被认定为“自制证据”而否定其证明力。

2.关联性:证据必须指向“诉争商标＋核定商品/服务”这一特定组合，且商标图样须清晰可辨。若发票、宣传材料上未出现商标标识，或出现的是权利人名下其他近似商标，则因“无法建立唯一对应关系”而被排除。

3.合法性：要求商标使用的主体、客体、行为方式及产品/服务本身均是指商标权利人或被许可人在商业活动中使用商标的行为，必须符合《商标法》及相关法律法规的强制性规定。不合法的使用行为，不仅不能产生商标法所认可的法律效力（如维持注册效力、对抗撤销等），还可能招致行政处罚或侵权责任。

商标使用行为应在指定期间内持续、反复出现，而非一次性、零星的“象征性使用”。如走到诉讼阶段，法院通常结合多份跨时期证据（如连续年度发票、持续广告投放）来判断是否达到“真实、有效”的使用强度。

真实性、合法性、关联性构成商标证据的准入门槛，系统留存可确保证据被采信，抵御撤销与无效风险，支撑侵权诉讼知名度主张，并为融资、许可、并购提供可验证的资产价值，是企业将商标权利从纸面转化为稳定收益的基础保障。

有效的使用证据保留：

1.时间戳清晰、第三方可验证的“硬核”材料。如经税务机关认证的发票、海关报关单、电商平台交易记录、公证网页。其特点是客观性强、易于确认真实性，是证据链的“骨架”。

2.带有商标图样的公开宣传材料。如报刊广告、展会照片、媒体报道、包装装潢印刷合同。其功能在于展示商标的市场曝光度，弥补硬核材料“只见销量、不见标识”的缺口。 

3.内部管理文件。如销售培训手册、经销商协议、质检报告、消费者调研问卷。虽非直接商业交易凭证，但能佐证商标的真实使用意图与持续投入，抵御”象征性使用”质疑

将上述材料按时间顺序归档，并建立”一份交易对应一份宣传”的匹配关系，可形成逻辑闭环，最大程度降低“关联性”被否定的风险。

证据保留的”误区”提示：

1.过度依赖“自制”材料。如自制销售清单、自制网页截图、内部PPT等缺乏第三方验证，证明力极弱，仅能作为辅助，不能充当主力。

2.忽视“核定商品”边界。如在“化妆品”核定商品上大量使用，却未在”香皂”群组留下痕迹，一旦他人针对”香皂”提出撤销，企业将面临”无证据可用”的尴尬。

3.混淆“商标使用”与“产品使用”。如仅展示产品被消费者使用的照片，却未体现商标如何附着于产品或包装，属于”只见产品、不见标识”，同样难以建立对应关系。 

4.证据“碎片化”存放。如发票存于财务部、广告片存于市场部、合同存于采购部，缺乏统一归口，导致需要时无法快速整合，甚至因员工离职而遗失。建立“单入口”档案库是避免碎片化的关键。

1.抵抗“撤三”与“无效”突袭。

任何主体都可以以“连续三年未使用”为由提出撤销，也可以以“恶意注册”“缺乏显著性”等理由申请无效。面对这些突袭，企业必须在指定期限内提交使用证据，否则权利将被整体或部分注销。证据保留的首要使命，就是在不预警的“遭遇战”中提供火力。

商标从申请到续展，周期可长达数十年。证据保留可伴随商标生命周期同步展开：

（1）申请前：留存最早使用证据，以应对他人的“恶意抢注”指控或优先权争议；

（2）注册后：每三年进行一次证据检查，确保材料覆盖核定商品/服务的全部群组；

（3）续展前：系统梳理十年内的使用轨迹，为续展后的新一轮“撤三”周期做好准备；

（4）许可/转让时：同步移交证据档案，确保权利继受方能够延续证明力，避免“断档”风险。

2.支撑侵权与反不正当竞争诉讼。

当他人擅自使用相同或近似标识时，企业需要证明自身商标通过长期、广泛、真实的使用已产生一定市场知名度，进而主张损害赔偿或适用惩罚性赔偿。此时，零散、片段式的材料难以形成强度，只有体系化、时间跨度连续的证据链才能支撑知名度与混淆可能性的论证。

3.为融资、许可、并购、上市提供公允价值依据。

在品牌许可、质押融资或股权并购中，评估机构需要对商标权的法律稳定性与收益能力进行估值。完整的使用证据可以证明品牌已实际产生现金流、具备持续盈利能力，从而提升评估值，降低交易成本。缺失证据则会被视为“权利存在重大不确定性”，直接拉低估值甚至导致交易搁浅。

商标的价值不再取决于“注册”这一静态节点，而是隐藏于每一次真实使用的痕迹之中。在“撤三”常态化、恶意诉讼产业化、资本监管精细化的三重压力下，使用证据已从“诉讼工具”升级为“战略资产”。企业唯有把证据思维嵌入品牌日常运营，把每一次销售、每一张发票、每一次点击都转化为可溯源、可验证、可审计的数字痕迹。一句话：注册只是起点，使用才是生命线，证据则是那条生命线的“心电图”。唯有正确使用以及保留好证据，才能在激烈的商业竞争中为企业知识产权保驾护航。